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POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Forum Latam
1. Presentación
Con el propósito de destacar la importancia quetienen la privacidad y la seguridad de la información personal, el centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam, creada bajo las leyes colombianas, condomicilio en Bogotá, pone a disposición de los aspirantes, estudiantes, exalumnos, docentes, empleados, clientes, proveedores, aliados y todos los demásinvolucrados con el centro virtual de eventos y negocios ForumLatam, la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Se establece los términos, condiciones y finalidades sobre las cuales elcentro virtual de eventos y negocios Forum Latam, efectúa el tratamiento delos Datos Personales de todos los Usuarios, así como las condiciones deseguridad y confidencialidad de dicha información, y procedimientosestablecidos para que los usuarios de los datos o sus representantes puedanejercer los derechos sobre las leyes de protección de Datos Personales.
2. Alcance
Esta política aplica para toda la informaciónpersonal registrada en las bases de datos del centro virtual de eventos y negocios ForumLatam, en adelante quien actúa en calidad de responsable del tratamiento delos datos personales.
3. Identificación del responsable
ROCKET LATAM GROUP SAS
Nit: 901.361.506 -1
Domicilio: Cra 7 # 116 - 50 en BOGOTÁ
Correo de contacto: eventos@forumlatam.com
Portalweb: https://expoandinatech.com/
Teléfono:3202631855
4. MarcoLegal
5. Preámbulo
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, velará por los siguientes compendiosespecíficos los cuales constituyen las reglas a seguir el tratamiento de DatosPersonales:
Principio de legalidad en materia de datospersonales: En el uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales,se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen eltratamiento de Datos Personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: El uso, captura,recolección y tratamiento de Datos Personales sólo puede llevarse a cabo con elconsentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personalesno podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia demandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El uso, captura,recolección y tratamiento de Datos Personales a los que tenga acceso y seanacopiados y recogidos por el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, los cuales estarán subordinados y atenderán unafinalidad legítima, la cual debe ser informada al respectivo titular de losDatos Personales.
Principio de veracidad o calidad: La informaciónsujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de Datos Personales debe serveraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe elTratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan aerror.
Principio de transparencia: En el uso, captura,recolección y tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho delTitular a obtener del Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, en cualquier momento y sin restricciones, informaciónacerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal quesea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida:Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponiblesen Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que elacceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringidosólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos laobligación de Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, será de medio.
Principio de seguridad: Los Datos Personales einformación usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Centro virtualde eventos y negocios ForumLatam, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicosy estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidastecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativasque sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorioselectrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y engeneral en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas y cada unade las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso ainformaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, secomprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y norevelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales,contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en laejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajenactualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración ymanejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí asu contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar talcompromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizadasu relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
6. Glosario
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado deltitular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por elresponsable dirigida al titular para el tratamiento de sus Datos Personales,mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas detratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a lasmismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los DatosPersonales.
Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales quesea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que puedaasociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado osensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos alestado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad decomerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos puedenestar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadasque no estén sometidas a reserva.
Datos indispensables: Se entienden como aquellos Datos Personales delos titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educaciónsuperior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturalezaindispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o loslegitimados para el ejercicio de estos derechos.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos queafectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar sudiscriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, laorientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenenciaa sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevaintereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos ygarantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a lasalud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de DatosPersonales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o eltratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales seanobjeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuandoel responsable y/o encargado del tratamiento de Datos Personales, ubicado enColombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a suvez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica lacomunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República deColombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por elencargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operacionessobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,circulación o supresión.
Revocar: Dejar sin efecto la autorización previamenteotorgada por el Titular de los datos personales para realizar el tratamiento,almacenamiento y uso por parte del Responsable.
Supresión: Hace referencia a la solicitud del Titular delos datos personales o sus causahabientes para que el Responsable o Encargadodel tratamiento elimine una o varias categorías de los datos previamenterecolectados
7. Recolección de Datos yAutorización del titular
Para dar cumplimiento a la finalidad del Centro virtual deeventos y negocios ForumLatam ha recaudado, recaudará yseguirá recaudando siempre y cuando medie consentimiento del titular, lasiguiente información personal:
a) Nombre y apellido
b) Número de documento deidentificación
c) NIT
d) fecha de nacimiento
e) Género
f) dirección de correspondencia
g) dirección de correo electrónico
h) teléfono
i) Estudios realizados
j) profesión
k) ocupación
l) experiencia
m) publicaciones
n) premios
o) méritos
p) pasatiempos
q) intereses culturales (ej. musicales,deportivos)
r) idiomas,
s) régimen aplicable a IVA, y régimentributario aplicable a ICA
t) y los que por ley se estipulen como DatosPersonales y sensibles.
El titular de los datos acepta expresamente queel Centro virtual de eventos ynegocios Forum Latam almacene, procese y utilice esta información personal,de forma parcial o total, para los fines expresados en la ley, uso comercial yen la presente política. Es un derecho de los usuarios solicitar prueba de laautorización otorgada al del Centrovirtual de eventos y negocios ForumLatam, para el tratamiento de datos, salvo los casos exceptuados en la ley.
La autorización del Titular no será necesariacuando se trate de: Información requerida por una entidad pública oadministrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la leypara fines históricos, comerciales, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de lasPersonas.
8. Finalidad del Tratamientode Datos
Se requiere que la información personal de los usuariossea recolectada, almacenada, usada, circulada, compartida, procesada y/o se lede tratamiento para:
a. Desarrollar su legítima misión en cada evento que se realice conforme a sus estatutos.
b. Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestrosservicios, productos, necesidades, alianzas, contenidos y para facilitarle elacceso general a la información de sus intereses.
c. Proveer nuestros productos y/ o servicios.
d. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con nuestros clientes,expositores, compradores, profesionales, aliados comerciales, proveedores,accionistas y colaboradores;
e. evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios; f. realizar estudiosinternos de mercado.
9. Derechos del titular de lainformación
El Titular de los datos personales tendrá lossiguientes derechos: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personalesfrente al del Centro virtual deeventos y negocios ForumLatam, este derecho se podráejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento estéexpresamente prohibido o no haya sido autorizado].
Solicitar prueba de la autorización otorgada alCentro virtual de eventos ynegocios Forum Latam salvo cuando expresamente se exceptúe como requisitopara el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley1581 de 2012.
Ser informado por el Centro virtual deeventos y negocios ForumLatam, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datospersonales.
Presentar ante la Superintendencia de Industriay Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y lasdemás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar lasupresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresiónprocederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinadoque en el Tratamiento del Centro virtualde eventos y negocios ForumLatam, haya incurrido en conductascontrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personalesque hayan sido objeto de Tratamiento.
10. Derechos de los Niños,Niñas y Adolescentes Menores de 18 Años
Eventualmente el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, puede llegar a requerir Datos Personales deniños, niñas y adolescentes menores de 18 años, como por ejemplo para aquellosque se inscriban voluntariamente aprogramas educativos sin haber cumplido la mayoría de edad, o para cursos deverano, o comerciales, El Centro virtualde eventos y negocios ForumLatam velará por el uso adecuado de los Datos Personales de los niños,niñas y adolescentes menores de 18 años, garantizando que respetan en sutratamiento el interés superior de aquellos, asegurando el respeto a susderechos.
11. Deberesde Centro virtual de eventos y negocios ForumLatam como responsable del Tratamiento de Datos Personales
El Centrovirtual de eventos y negocios ForumLatam, cuando actúe como responsabledel Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:
12. Transferencia ytransmisión internacional de Datos Personales por parte del Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam
Dependiendo de la naturaleza de las relacionespermanentes u ocasionales que cualquier persona titular de Datos Personalespueda tener para con el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, la totalidad desu información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientoslegales aplicables, con la aceptación de la presente política, autorizaexpresamente para transferir Información Personal. La información serátransferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con el Centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, de conformidadcon las finalidades descritas en el numeral 8 de la presente Política.
Centro virtual de eventos y negocios ForumLatam, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y secomprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la informaciónpersonal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamenterelacionados con el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, y no podrá ser usada o destinada para propósito o findiferente
13. Procedimiento para quelos titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer,actualizar, rectificar, suprimir información y/o revocar la autorización
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam como empresa, yen los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará comoresponsable del tratamiento de Datos Personales; y las distintas dependenciastanto académicas, administrativas, comerciales actuarán como encargados del tratamiento de Datos Personales, así porejemplo, y entre otras dependencias, a) estudiantes de pregrado, posgrado yeducación continua b) aspirantes y egresados, a la oficina de Mercadeo, c)usuarios en general que quieran acceder a los servicios del centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, e) proveedores,oficina de Compras y Suministros.
Se designará al Analista de protección de datos adscrito al centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, como la persona que recibirá, procesará y canalizarálas distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivasdependencias ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que unavez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función deprotección de Datos Personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de lostitulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por lanormatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta,rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere lanormatividad vigente sobre protección de Datos Personales.
Para la atención de solicitudes como acceso,consulta, rectificación, actualización de datos personales, supresión deinformación y revocatoria de la autorización, los titulares de la información osus representantes podrán manifestarlas diligenciando el formulario desolicitud para el Tratamiento de Datos Personales, en el sitio web https://expoandinatech.com o a través de los métodos habilitados porel centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, los cuales serán informados en el aviso de privacidady se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Las solicitudesserán atendidas en orden cronológico de recibo, y en los plazos de ley.
a. Consulta
Los titulares o sus causahabientes podránconsultar la información personal del titular que repose en el centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam, quiensuministrará toda la información contenida en el registro individual o que estévinculada con la identificación del Titular.
Las consultas serán atendidas en un términomáximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, seinformará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresandolos motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes alvencimiento del primer plazo.
b. Reclamos
El Titular o sus causahabientes que considerenque la información contenida en una base de datos debe ser objeto decorrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presuntoincumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podránpresentar un reclamo ante el centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam, el cual serátramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del Titular se formulará mediantesolicitud dirigida al centro virtual deeventos y negocios Forum Latam, con la identificación del titular, la descripción delos hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentosque se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá alinteresado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo paraque subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha derequerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, seentenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamono sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en untérmino máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación alinteresado.
Una vez recibido el reclamo completo, este secatalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo delmismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta semantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo seráde quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha desu recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término,se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que seatenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) díashábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Petición de actualización y/orectificación
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, rectificará yactualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte serincompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antesseñalados, para lo cual el titular deberá identificarse con su cédula, nombresy apellidos completos para dirigir la solicitud, indicando la actualización y/orectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
d. Petición de revocación de autorizacióny/o supresión de datos
El titular de los Datos Personales tiene elderecho de solicitar al centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam la supresión(eliminación) de sus datos personales en cualquiera de los siguientes eventos:
Considere que los mismos no están siendotratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en lanormatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentespara la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para elcumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total oparcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titularen los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados porel centro virtual de eventos y negocios Forum Latam. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto yen consecuencia el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a) El titular tenga un deber legal ocontractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculizaactuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, lainvestigación y persecución de delitos o la actualización de sancionesadministrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los interesesjurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función delinterés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por eltitular.
14. Seguridad yConfidencialidad
Para garantizar la mejor protección deprivacidad, confidencialidad y custodiade la información, el centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam, toma las medidas necesarias para tal fin. Portanto cuenta con funcionarios competentes, debidamente capacitados y facultadospara el tratamiento de la información, y la adecuada tecnología que soportaestos procesos. Estas medidas tecnológicas sumadas a la seguridad que protegeel centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, brindan protección razonable según el estado de laciencia y el presupuesto anual, pero no son infalibles. Cualquier violación ala confidencialidad o atentado contra la misma que detecte el centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, será reportada de manera inmediata a las autoridadescompetentes.
15. Normas de Excepción
El centrovirtual de eventos y negocios Forum Latam, podráestablecer, mediante resolución motivada, normas de excepción a lo dispuesto enla presente política.
16. Entrada en vigencia yplazo
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, conservará la informaciónde cada usuario durante todo el tiempo en que ésta se requiera dentro de losfines descritos en esta política, diez años, a menos que medie solicitud desupresión del interesado y en sus servidores.
Infringir la presente política puede llevar asanciones de acuerdo a los reglamentos vigentes o las que establezcan El centrovirtual de eventos y negocios ForumLatam, mediante resolución, esto conel fin de garantizar el cumplimiento de la ley y seguridad en los datos de lostitulares.
El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, se reserva el derecho de modificar estaPolítica en cualquier momento, sin previo aviso y a discreción del centrovirtual de eventos y negocios ForumLatam. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en https://expoandinatech.com/
Esta política ha sido aprobada por la JuntaDirectiva. El centro virtual de eventos y negocios Forum Latam, acta No. 1 del25 de septiembre de 2020, fecha a partirde la cual entra en vigencia.